Blogi

"Sponttaania ajankohtaisuutta, räväkkyyttä ja henkilökohtaisuutta" -edustaen jokaisen kirjoittajan omia henkilökohtaisia käsityksiä ja mielipiteitä.

Hetki Jouluun 2021

Vuosi on vierähtänyt taas järjestelmällisen tehokkaasti ja nopeasti. Jälleen kerran vuosi on onnistunut hämmästyttämään meidät kaikki laadukkaalla prosessimaisella toiminnallaan ja ajankäytön ylivertaisella hallinnalla. Paljon on tapahtunut, paljon on tehty, paljon on saatu aikaan ja silti niin paljon on vielä tekemättä asioita -tuttu tunne vai mitä? Kaiken tämän keskellä aivan liian harvoin meillä on aikaa tai että kiireen keskellä ottaisimme aikaa pysähtyäksemme ajattelemaan niitä asioita, missä olemme onnistuneet tai asioita, suuria tai pieniä, jotka ovat vuoden aikana tuoneet meille hyvää mieltä tai lohtua.

Joulunaika ja sen mukanaan tuoma tunnelma tarjoaa tähän erinomaisen alustan meille kaikille. Tänä jouluna lupaamme käyttää tämän alustan hyväksemme. Otamme lämpimät glögi -lasit viereemme ja uppoudumme hetkeksi ajatuksiimme miettimään niitä asioita, jotka ovat itse kullekin meistä todella merkityksellisiä ja tuovat meille onnellisuuden tunnetta sekä hyvää mieltä. Samalla toivomme, että mahdollisimman monella Teistä olisi tänä jouluna tilaisuus kokeilla ja kokea rauhallinen hetki yhdessä omien ajatuksienne kanssa.

Koko PKY-LAATU-tonttujoukkomme haluaa toivottaa Teille kaikille rentouttavaa, hymyilevää ja lämmintä joulua sekä tervettä ja onnellista uutta vuotta!

 

 

Kainuulainen kalakeitto – kaizen kotikeittiössä

Jatkuvan parantamisen merkitys yrityksen kehitysuralla

(julkaistu 24.1.2020)

Täs istun mä tunkiolla ja synkkänä katselen, seas roskien ja lasipullojen. Vaikka paremmaksi kaikki muuttuu, silti hyväksi ei milloinkaan. Näin lauloi nuori Folk-Fredi 1960 -luvun puolivälissä Roskisdyykkarin balladissaan. Biisi oli alun perin Cornelis Wreeswijkin, johon toinen kivikasvo, Georg Dolivo, teki ajankohtaa henkivät kantaa ottavat mainiot sanat.

Roskisdyykkarin sanoma oli tutun kainuulainen – ”mitäpä se hyvejjää. Ei se kuitenkaan onnistu. Vaikka kuinka maailma muuttuu paremmaksi, niin ei se hyvä ole koskaan”. Toisaalta amerikkalainen businessguru Jim Collins väittää, että hyvästä voi tehdä jopa parhaan ja teki itsestään aihetta käsittelevillä kirjoillaan rikkaan. Tästä voidaankin tehdä johtopäätös, että hyvästä on ainakin joillekin hyötyä.

Mekin yritämme toteuttaa Collinsin ajatusta unohtaen samalla kaenuulaeset juuremme. Kyllä se nyt hyvejjää, sanotaan meillä Vuokatissa ja todetaan että pessimistit menköön Puolangalle – piru vie. Jatkuvalla parantamisella yritämmekin kehittää yritysten toimintaa ajatuksena, että jospa se jonakin kauniina päivänä se aurinko paistaa sinne risukasaankin. Päätyömme on nimittäin laatujärjestelmien kehittäminen, jossa olennaista on pitkällä jänteellä jatkuva kasvu ja kehittyminen ja lyhyellä jänteellä – no saada ainakin sertifikaatti seinälle, jotta sen asiakkaamme asiakkaan vaatimukset täyttyvät.

Hyvän liikeidean merkitys

Olen ollut tekemässä muutamia kymmeniä laadunhallintajärjestelmiä sen lisäksi, että myöskin laatua arvioin. Olen taustaltani yrittäjä ja tienannut kapean leipäni yli kahden vuosikymmenen ajan myös tuotteistamalla omia ajatuksiani ja myöhemmin jakamalla osaamistani myös yritysvalmentajana ja osuuskuntatoimijana.

Näissä kuvioissa olen oppinut ajattelemaan yritystä liikeideamallin mukaisesti kokonaisuutena, jossa olennaista on ymmärtää mitä hyötyä minusta ja yrityksestäni on ja mihin tarpeeseen me tuotteitamme tarjoamme. Toisaalta meillä on olemassa voimavaroja eli resursseja, joita voimme hyödyntää tuotteiden ja palvelujen tarjonnassa. Tuotekehitysyksikössä voimme suunnitella meille sopiville asiakkaille paremmin palvelevia tuotteita tai palveluita, joita asiakas kehtaa ostaa, kun meillä on hyvä maine ja kirkas yrityskuva.

Prosessien merkitys

Hyvä liikeidea onkin tasapainoinen kokonaisuus, jonka ytimenä on tehokas ”prosessori”, joka pyörittää joutuisasti liikeidean keskiössä olevia prosesseja. Vaimoni (hallitus) kanssa vähän keskusteltiin tästäkin aiheesta ja tultiin siihen tulokseen, että yrityksen pyörittäminen on kuin ruoan laittoa: vaimo haluaa hyvää ruokaa (asiakas) ja tekee tilauksen, joka muuttuu mielessäni työmääräimeksi (resepti). Kokkina (chef) ajelen kauppaan ja ostan parhaat mahdolliset raaka-aineet, jotka halvalla saan (syöte) ja tuon ne kotiin (tulologistiikka), käynnistän valmistusprosessin lisäämällä induktioliedelle (resurssi) asettamaani kattilaan (resurssi) vettä, kalalientä, pippureita, suolaa ja perunaa (syötteet). Meillä Kainuussa ei kerman kanssa röyhistellä, joten lisään joukkoon ruisjauhosuurusteen. Keittelen kotvan aikaa ja lisään joukkoon tarjouslohipaloja, keitän taas kotvan ja kun soppa on valmis, kutsun asiakkaan (vaimon) syömään. Pöydälle asettelen kippoon voisulaa ja haudutettua sipulia ja voe tokkiinsa – Kalasoppa á la Kaenuu on valmis. Kaikki tämä tehdään kestävän kehityksen mukaisesti siten, että kaikki tulee syötyä (hävikki).

Olen tehnyt tällä reseptillä (prosessiohje) kalasoppaa jo muutamia vuosikymmeniä ja silloin kun sydän on mukana (vaimon kommentti), soppa on erinomaista. Olen siis pätevä kotikokki, jolla on hyvä tietämys kalasopan tekemisestä. Silloin kun ei oikein huvita eli tietoisuuteni ei seuraa hallituksen (vaimo) arvoja ja laatupolitiikka soppakin saattaa maistua naapurin tekemältä.

Kalasoppaprosessini edellytys on myös se, että prosessini on hallinnassani eli minä prosessin omistajana vastaan sopan tekemisen kokonaisuudesta. Jos väliin pääsee ylimääräisiä käsiä (vaimo, jos kysymys ei ole perunoiden paloittelusta), prosessiin tulee kitkaa eri vaiheiden välillä ja jopa pullonkauloja. Nämä vaiheiden rajapinnassa esiintyvät kitkatekijät liittyvät useimmiten suolan lisäämiseen, joka pitääkin tehdä silloin prosessi on visusti omassa hallinnassa. Prosessissa saattaa toki esiintyä pullojen kauloja erityisesti silloin, kun ne liittyvät kylmään valkoviiniin.

Jatkuva parantaminen

Omasta ja vaimoni mielestä soppani on ihan hyvä, jolloin organisaatiomme sidosryhmien vaatimukset tässä täyttyvät. Tämä todetaan ruoan jälkeen, jolloin on aika tehdä tavoitteiden seuranta. Hyvä asia on se, että asiakastyytyväisyys on korkeaa luokkaa ja saan luvan tehdä ruokaa seuraavallakin kerralla (mikä ei aina innosta). Ruoka valmistui kohtuullisessa ajassa (virtaustehokkuus), kohtuullisen edullisista raaka-aineista ja keittiö (infrastruktuuri) säilyi siistinä (5S). Sisäisessä auditoinnissa ei löytynyt olennaisia virheitä. Puutteena kuitenkin todettiin, että vaikka soppani oli tavoitteiden mukaista, se kaipaisi vaihtelua (palaute). Palautekeskustelussa hyvän viinin ääressä (johdon katselmus) tuotekehitysyksikköön (chef) päätettiinkin lähettää ohje tehdä seuraavalla kerralla vähän erilaista soppaa, mutta ei marseillelaista kalasoppaa eikä maitopohjaista, jota asiakas ei voi syödä. Resurssit sinällään ovat riittävät kalakeiton prosessointiin, kunhan ohjeita hiukan viilataan. Siten hyvästä saadaan vieläkin parempaa ja jatkuvan parantamisen kiertokulku (kaizen) jatkuu.

jatkuva parantaminen

Jatkuva parantaminen (Demingin ympyrä) ja PKY-LAATU


Pekka Ovaska
Laatuasiantuntija ja yritysvalmentaja
PKY-LAATU

Laatu hallintaan – milloin on oikea aika?

Taasko töppäys? Milloin meidän yrityksen möhläykset loppuvat? - Niiden täytyy loppua heti!

Lukijalle tiedoksi, että töppäykset saa lopetettua varsin pian sen jälkeen, kun yritysjohto on ensin tehnyt päätöksen ottaa asiat hallintaan. Kun järjestelmällisen toiminnan kehittäminen aloitetaan juuri nyt, yritys saa hyödyt nopeimmin. Tärkeää on ottaa laatu hallintaan sillä ajatuksella, että nyt poistamme poukkoilun meidän yrityksestä pysyvästi.

Miten se tapahtuu? Ottamalla käyttöön järjestelmä, jolla asiat hallitaan: laadunhallintajärjestelmä.
Laadunhallintajärjestelmän eli laatujärjestelmän rakentaa yritys itse omista strategisista lähtökohdistaan käyttäen kuitenkin kokeneiden ammattilaisten ohjausta ja parasta mahdollista teknologiaa.

Laatujärjestelmän rakentaminen ja käyttäminen tarkoittaa prosessien ja toimintojen

  • havainnointia
  • suunnittelua
  • määrittelyä
  • kuvaamista
  • ohjaamista ja varmistamista
  • seurantaa ja mittaamista
  • analysointia ja arviointia
  • jatkuvaa parantamista

Laatujärjestelmän toimivuus koetaan sekä yrityksen sisällä että eri sidosryhmien, erityisesti asiakkaiden taholla.

Laatujärjestelmän voi tietystä näkökulmasta katsoen rinnastaa koneeseen. Tarvitaan koneinvestointi, koneen huolto-ohjelma ja koneenkäyttäjien kouluttaminen. Konepäällikkö – yrityksen johtaja – tekee näitä koskevat päätökset.
Konepäällikkö määrää myös koneen käytön suuntaviivat, päämäärät ja tavoitteet. Yhtenä päämääränä on parantaa tulosta. Tämä alkaa siitä, että yritys parantaa oman toimintansa ja omien prosessiensa hallintaa, niitä keskeisiä arvoketjuja, jotka saavat aikaan yrityksen tuotteet ja palvelut.

Kyseessä ei ole mikä tahansa kone, vaan sellainen kone, joka uudistaa vuosimallinsa itse. Tämä on mahdollista laadunhallintaohjelmiston toimittajan – PKY-LAADUN - sitoutuneen kehitystyön kautta. Lisäksi puolueeton ulkoinen tarkastaja katsastaa koneen toiminnan vaikkapa vuosittain.

Lähtökohtana laadunhallinnassa on johdon sitoutuminen.

Johdon sitoutuminen merkitsee sitä, että yrityksen johto panostaa laadunhallintajärjestelmään koko johtajuudellaan. Johtaja viestii asiasta henkilöstölle, näyttää esimerkkiä laadunhallintajärjestelmän käytössä ja valmentaa henkilöstönsä toimimaan samoin, tarvittaessa ammattilaisten tukemana.

Johdon sitoutumisen vaikutukset alkavat näkyä hyvin pian niin yrityksen sisällä kuin asiakasrajapinnoissa.
Näytöt vahvistuvat vuosittain jatkuvan parantamisen myötä.

Asian ydin on päästä alkuun ajoissa!

Jussi Lukkari
Lead Auditor

Käytä järjestelmänvalvojatiliä vain tietokoneen hallintaan

Kun tietokone otetaan käyttöön, on suositeltavaa luoda päivittäiseen käyttöön tarkoitettu tili ”tavalliseksi käyttäjäksi”. Tilille on määritetty rajoitetut käyttöoikeudet. Erikseen luodaan järjestelmänvalvojatili, jota käytetään tietokoneen hallitsemiseen ja ohjelmistojen asennukseen − ei siis päivittäiseen käyttöön.

Tämän menetelmän käyttäminen vähentää tietokoneen tartuntariskiä. Jos tietokonetta käytetään järjestelmänvalvojana, on myös mahdollisella haittaohjelmalla järjestelmänvalvojaoikeudet. Tietokoneen käyttäminen järjestelmänvalvojana päivittäisessä käytössä on aika yleinen turvallisuusriski esimerkiksi yksityiskäytössä olevissa koneissa ja niissä pk-yrityksissä, joissa ei ole omaa IT-asiantuntijaa tai osaamista. Osaltaan asia liittyy tietämättömyyteen.

Lisätietoa tilien luomisesta: https://support.microsoft.com/fi-fi/windows/paikallisen-k%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4-tai-j%C3%A4rjestelm%C3%A4nvalvojatilin-luominen-windows-10-ss%C3%A4-20de74e0-ac7f-3502-a866-32915af2a34d

Salasana on avaimesi palveluun – tee siitä turvallinen

Käytätkö samaa salasanaa useammassa eri palvelussa?
Onko salasanasi alle 8 merkkiä pitkä?
Tunsitko piston? Olisiko tarvetta tehdä ryhtiliike?

Eri palveluissa pitää olla eri salasana. Lisäksi on tärkeää, että salasana on tarpeeksi vahva ja yksilöllinen. Se tarkoittaa siis pitkää salasanaa, jossa on isoja ja pieniä kirjaimia sekä numeroita ja erikoismerkkejä. Nykyisten suositusten mukaan salasanan pituus on hyvä olla vähintään 12 merkkiä.

Jos palvelussa on käytössä kaksivaiheinen tunnistus, on se hyvä ottaa käyttöön.

Salasanaohjelmistot helpottavat työtä

Salasanaohjelmistojen ideana on, että käyttäjä luo yhden turvallisen ja vahvan salasanan ja sen taakse tallennetaan kaikki muut salasanat. Ohjelmiston voi integroida selaimeen, jolloin selain tunnistaa osoitteen perusteella, mitä salasanoja kirjautumissivulla on käytetty.

Jos käytettäviä järjestelmiä on useita, niin kannattaa käyttää salasanojen hallintaohjelmistoja. Ilmaisversioita ohjelmistoista on, mutta jo alle viidellä eurolla kuukaudessa saa hyvän ohjelmiston, joka helpottaa työtä ja kirjautumisia eri järjestelmiin.

Lisätietoa: https://www.kyberturvallisuuskeskus.fi/fi/ajankohtaista/neuvoja-salasanan-hallintasovelluksen-kayttoonottoon

Marko Leinonen
IT- asiantuntija
PKY-LAATU

 

Tietojen kalastelu on arkipäivää

Kalasteluviestit, erilaiset haittaohjelmat ja tietovuodot näyttävät tulleen jäädäkseen - valitettavasti. Kalastelu- ja huijausviesteistä on tullut yhä parempia ja ovelampia ja ne näyttävät erehdyttävästi oikeilta viesteiltä.

Sähköpostiin saapuu työpostin lisäksi paljon erinäköisiä uutiskirjeitä, ilmoituksia ja mainoksia.

Saamme siis koko ajan olla valppaana sähköposteja lukiessamme, että ne ovat varmasti relevantteja. Jos keskittyminen vähäänkään herpaantuu, on mahdollista, että luemmekin kalasteluviestiä ja klikkaamme siinä olevaa linkkiä ja pian olemmekin ongelmissa – toivottavasti näin ei kuitenkaan käy.

Olkaamme siis tarkkana.

Muista perehdytys ja koulutus

Yritysten on perehdytettävä henkilöstöään toimimaan tietoturva- ja tietosuoja-asioiden vaatimusten mukaisesti. On hyvä käydä asioita säännöllisesti läpi, jotta henkilöstö pysyy ajan hermoilla. Tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvä säännöllinen koulutus ja läpikäynti auttavat tässä asiassa.

Etenkin ei vakituisen henkilökunnan osalta perehdyttäminen on erityisen tärkeää, sillä kalasteluviestien ja erilaisten huijausviestien/ -laskujen määrä lisääntyy esimerkiksi lomakausien aikana. Myös työntekijöiden sisäisissä siirroissa on hyvä käydä läpi, mitä asioita pitää ottaa uudessa työtehtävässä huomioon.

Muistetaan perehdyttää tietoturva- ja tietosuoja-asioihin henkilöstö, kesäharjoittelijat, lomantuuraajat, vuokratyöntekijät sekä yrityksen sisällä siirtyvät työntekijät. Näin saadaan estettyä ikävät vahingot ja ylimääräiset harmit.

Aurinkoista ja ennen kaikkea turvallista kesää.

Marko Leinonen
IT- asiantuntija
PKY-LAATU

Tilaa blogi

Antaisitko sähköpostiosoitteesi, kiitos
Valitse asemasi yrityksessäsi, kiitos.
Tämä kenttä on pakollinen.

Blogi-kirjoitukset

PKY-LAATU
Kidekuja 2
88610 VUOKATTI

020 729 0600
toimisto@pkylaatu.fi
Y-tunnus: 1941371-0

suomen yrittajat logo

Image
Image
Image

TILAA LAATU -BLOGI