LAATU -blogi

Kaikkien keskeisten johtamisjärjestelmästandardien (laatu, ympäristö, työterveys ja työturvallisuus) eräs johtavista periaatteista on jatkuva parantaminen. Laatustandardin ISO 9001 mukaisesti ”organisaation on parannettava jatkuvasti laadunhallintajärjestelmän soveltuvuutta, tarkoituksenmukaisuutta ja vaikuttavuutta”. Mitä tämä tarkoittaa ja mitä tarkoituksen toteuttaminen yritykseltä edellyttää?

”Parantaminen jatkuvasti” on varmasti kaikille ihan selvä käsite. Tehdään tänään asioita paremmin kuin eilen, tehdään tällä viikolla asioita paremmin kuin viime viikolla, tehdään tässä kuussa asioita paremmin kuin viime kuussa ja ensi vuonna tehdään asioita paremmin kuin tänä vuonna. Helppoa kuin heinänteko, vai mitä? Vaikeus tuleekin oikeastaan siitä, että standardit puhuvat järjestelmän (laadunhallintajärjestelmän) parantamisesta.

Miten laadunhallintajärjestelmän soveltuvuutta parannetaan? No, esimerkiksi tekemällä laadunhallintajärjestelmästä yrityksen ja sen työntekijöiden näköinen. Ei laatuliturgiaa vaan yrityksen omaa kielenkäyttöä, käytännönläheisiä ohjeita ja selkeästi asetettuja mittareita.

Toinen soveltuvuuteen liittyvä keskeinen näkökulma on ”lillukanvarsien” unohtaminen eli keskittyminen oleelliseen. Tunnistetaan oleelliset sidosryhmien tarpeet, löydetään keskeiset riskit ja mahdollisuudet, dokumentoidaan vain tarpeellinen, noudatetaan käyttöön otettuja politiikkoja ja strategioita sekä ennen kaikkea pyritään luomaan laatuajattelusta koko työyhteisön yhteinen asia.    

Tarkoituksenmukaisuus on läheinen käsite soveltuvuudelle. Hyvä laadunvarmistusjärjestelmä ei sisällä mitään turhaksi koettua, siinä keskitytään laadunhallinnan kannalta keskeisiin asioihin ja järjestelmän pitää tuottaa mitattavia tuloksia.

Vaikuttavuus on laatuslangissa monitahoinen käsite. Yrityksen laadunhallintajärjestelmässä on määriteltävä toimenpiteitä asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi, seurattava suunniteltujen toimenpiteiden toteutumista ja arvioitava kuinka hyvin suunnitellut tulokset on saavutettu. Ellei laadunhallintajärjestelmällä ole vaikuttavuutta, on sen käyttöönotto ollut yritykselle hukkainvestointi!

Miten yritys voi sitten järjestelmällisesti arvioida jatkuvan parantamisen onnistumista? Onneksi ISO standardit antavat tähän myös työkaluja. Työkaluina tarkastelussa voivat olla sisäinen auditointi ja johdon katselmus.

Sisäisen auditoinnin eräs standardissa ilmaistu tarkoitus on määrittää, onko laadunhallintajärjestelmä otettu käyttöön ja ylläpidetty vaikuttavasti. Selkeä vinkki yritykselle hyödyntää sisäistä auditointia jatkuvan parantamisen periaatteen toteutumisen arvioinnissa.

Johdon katselmuksessa tarkastellaan muun muassa tavoitteiden saavuttamista, järjestelmän vaikuttavuutta, auditointien tuloksia ja ennen kaikkea parantamismahdollisuuksia. Johdon katselmuksen tuloksiin kirjataan parantamismahdollisuuksia ja laadunhallintajärjestelmän muutostarpeita sekä luonnollisesti tehdyt päätökset. Erinomainen paikka yrityksen johdolle viedä eteenpäin jatkuvan parantamisen periaatteita.

Kaiken kaikkiaan jatkuvan parantamisen periaate on ajattelutapa, jota voi soveltaa paitsi laadunhallintajärjestelmiin, myös esimerkiksi jokaisen omakohtaiseen elämään ja tapaan toimia.

Eino Simonen
Laatuasiantuntija
PKY-LAATU

Suojalasit silmille - parempaa työturvallisuutta?

Ennen kuin aloin kirjoittamaan, otin hieman selvää mitä liittyy työsuojelun historiaan Suomessa. Suomessa työsuojelun historia juontaa juurensa vuoteen 1889, jolloin Venäjän keisari antoi määräyksen ”teollisuusammateissa olevain työntekijän suojelemisesta”. Silloin Suomeen perustettiin kaksi ensimmäistä ammattientarkastajan tointa. Alkuvaiheessa työntekijät yllättäen vastustivat näitä parannuksia epäkohtiin, joita heidän työssään oli. Ensimmäinen työturvallisuuslaki säädettiin vuonna 1930 ja uusin versio työturvallisuuslaista on vuodelta 2002. Tämän jälkeen siihen on tullut useita uudistuksia.

Vielä lähimenneisyydessä työturvallisuus tarkoitti sitä, että yrityksen työntekijöille tarjottiin mahdollisuus käyttää henkilökohtaisia suojavälineitä mutta niiden käyttöä ei millään tavalla valvottu. Kerrottiin työpaikan palavereissa ja ilmoitustauluilla, kuinka työturvallisuus on tärkeää meidän yrityksessämme. Safety first. Tai kuinka työsuojelulle ei tehty mitään. Ajateltiin että eihän meidän työpaikallamme voi mitään sattua, kun meillä on asiat niin hyvin. Mutta kyllä niitä onnettomuuksia sattui.

Suomessa tapahtuu työtapaturmia vuositasolla edelleen todella paljon. Vuonna 2018 sattui 126 188 työtapaturmaa ja kuolemaan johtaneita tapaturmia oli 14. 90- luvulla tapaturmat vähenivät puoleen verrattuna 70- ja 80-lukuun mutta 2000-luvulle tullessa suotuisa kehitys ei ole jatkunut vaan työtapaturmat ovat tasaantuneet samalle tasolle.

Paljon on tultu eteenpäin työturvallisuuden parantumisessa keisarin julistuksesta tähän päivään mutta paljon on vielä tehtävää. Vastuullisissa yrityksissä työturvallisuutta kehitetään jatkuvasti sekä turvallisuus otetaan huomioon prosessien eri vaiheissa. Työpaikan turvallisuus pitää olla muutakin kuin, että lain määräämät velvoitteet ovat toteutettuna. Sen tulee olla ensisijainen tavoite koko johdolle ja yritykselle. Tässä muutamia lähestymiskulmia työturvallisuuden kehittämiseksi:

Johdon sitoutuminen työturvallisuuden ja työsuojelun kehittämiseen:

Kun yrityksen johto on sitoutunut luomaan työpaikasta turvallisemman, työntekijöiden motivaatio ja halu noudattaa sovittuja menettelyjä, käytäntöjä ja työsuojelupolitiikkaa paranee. Johdon tulee näyttää esimerkillään, että turvallisuus on tärkein prioriteetti sekä määrittää työsuojelun tavoitteet ja politiikka.

Välitön ja avoin kommunikaatio koko organisaation sisällä:

Luomalla avoin ja läpinäkyvä dialogi kommunikaatiolle, työntekijät ovat todennäköisemmin motivoituneempia kertomaan omista huolistaan, havainnoistaan sekä ideoistaan turvallisuuden parantamiseksi. Kun työntekijät tuntevat, että heitä kuullaan, ovat he melko todennäköisesti mukana turvallisuuden kehittämisessä. Johdon ja työntekijöiden välisen keskustelualustan luominen on tärkeää. Ottamalla työntekijät mukaan, luodaan organisaatioon vahvempi turvallisuuskulttuuri, sitoutetaan työntekijät turvallisuuden parantamiseen sekä tapahtumien kirjaamiseen.

Ennakoivat turvallisuustoimenpiteet ja mittarit:

70-luvulla ajateltiin (ja ehkä vielä vähän myöhemminkin), että hyvää työturvallisuus kulttuuria on tarjota työntekijöille henkilökohtaisia suojavälineitä. Mutta onko mitenkään mahdollista tehdä jotain toimenpiteitä ennen kuin näille suojavälineille tulee oikeasti käyttöä? Organisaation käyttöönottamilla ennakoivilla toimenpiteillä ja mittareille voidaan vähentää työtapaturmia. Hyvään työturvallisuuskulttuuriin ja toimintaan kuuluu mm. työn vaarojen tunnistaminen, tapahtumista raportoiminen, riskien arviointi, turvallisuuteen liittyvät koulutukset ja sisäiset turvallisuusauditoinnit.

Jatkuva parantaminen

Toimintaa tulee jatkuvasti arvioida ja käyttää omaan liiketoimintaan sopivia mittaristoja arvioinnin tueksi. Jatkuvan parantamisen tulee tähdätä sekä järjestelmien toimivuuden parantamiseen että olosuhteiden, ihmisten hyvinvoinnin ja turvallisuuden parantamiseen. Jatkuvaan parantamiseen tulee osallistua koko organisaation henkilökunta. Suunnitellaan toimintaa, jonka jälkeen toimitaan. Kun on toimittu, tarkistetaan toimintaa ja tehdään tarvittavat korjaukset. Ja taas suunnitellaan.

Työterveys- ja turvallisuusstandardin käyttäminen

Vuonna 2018 tuli uusi ISO 45001 työterveys-ja turvallisuusstandardi, joka korvasi OHSAS 18001 standardin. Standardi on osoitus siitä, että näin asioihin on paneuduttu, ne ovat yritykselle tärkeitä ja niiden eteen tehdään töitä. Standardi itsessään ei vielä tee yhdestäkään työpaikasta turvallista, vaan antaa raamit tekemiselle ja toiminnan kehittämiselle.

Kun puhutaan työturvallisuudesta, usein ajatelleen fyysisiä tekijöitä. Tulevaisuudessa psyykkiseen (psykososiaalinen) turvallisuuteen liittyvät ongelmat ja kysymykset tulevat lisääntymään ja tuovat oman haasteensa työpaikoille. Näihin asioihin tulisi kiinnittää enemmän huomiota, mielenterveyshäiriöt ovat tällä hetkellä suurin sairauspoissaolojen syy.

Nuo edellä mainitsemani lähestymiskulmat löytyvät muun muassa standardin ISO 45001:2018 sisältä. Lähestymiskulmia ja turvallisuuteen liittyviä asioita on vielä monia lisää. Lisääntynyt työturvallisuus vaikuttaa positiivisesti myös laatuun. Suojalasit silmille- parempaa työturvallisuutta? Vastaus tuohon on, ehdottomasti…….!

 
Jarno Saarinen
Laatuasiantuntija
PKY-LAATU

Ainakin meidän yrityksessä havaintoja, kehittämisehdotuksia, palautteita ja poikkeamia kertyy moneen eri kanavaan ja niiden kasaaminen käsiteltäväksi on työlästä. Ongelma on myös, kun tapahtumia jää keskusteluihin ja niiden dokumentointi ontuu. Toiminnan kehittämisen kannalta oleellista on saada kaikki tapahtumat käsittelyyn.

Syyskausi on jo pitkällä ja tuotekehityksemme on tehnyt kovasti töitä uuden tapahtuma-kanavan eteen. Tavoitteena on ollut, että tapahtumien kirjaaminen on mahdollisimman helppoa ja nopeaa. Ensi viikolla julkaistavalla eSalkun tapahtuma-kanavalla tämä on mahdollista. Liikkuvilla työntekijöillä on mahdollisuus ottaa tapahtumakanava käyttöön mobiiliversiona. Mobiiliversio on PWA-sovellus, joka asentuu niin puhelimeen kuin tietokoneellekin, siis laitteistosta riippumatta. Kaikki mobiiliversioon tallennetut tapahtumat tallentuvat myös eSalkkuun. Jatkokehitämme eSalkkuun tapahtumien raporttihaun, jotta myös mittaaminen mahdollistuu.

Palautetta antavan ja vastaanottavan toimintakulttuurin luominen yritykseen voi olla yksi suurimmista haasteista. Johdon tehtävänä on määrittää toimintamalli, jolla tapahtumat käsitellään, toimenpiteet toteutetaan ja asiat viestitään sidosryhmille. Mikäs sen parempi, jos yrityksen henkilöstö näkee aidosti, että kehittämisehdotukset käsitellään ja niillä on merkitystä tai kun asiakkaat huomaavat tuotteiden/palveluiden kehittyvän annetun palautteen perusteella.

Palautetta pelkäämättä kohti talvea!

Pasi Korhonen

Kun laitteessa on älyä ja se on kytketty verkkoon, se on haavoittuvainen.

Tulevaisuudessa voimme ehkä nähdä puhelimesta, milloin leivänpaahdin on paahtanut leivän. Voimme jopa puhelimen kautta säätää paahtoasteen leivälle. Laitteiden valmistajat haluavat tietää miten ja kuinka usein heidän laitteitaan käytetään. Tämä tuo uusia sovellutuksia niin kuluttajien kuin yritysten käyttämiin laitteisiin.

Jo nykyään tulostimet tilaavat väriä automaattisesti. Jos tulostin menee epäkuntoon, tilaa se itse huoltomiehen. Nämä toiminnot ovatkin tarpeellisia ja helpottavat yrityksien elämää.

Saa nähdä, tilaako tulevaisuuden jääkaappi automaattisesti grillimakkarat ja juomat, jos kalenteriin on merkitty grillauskutsut.

Sinut on hakkeroitu

Perinteinen hakkerin hyökkäyskanava on sähköposti. Sähköpostilla lähetetään erilaisia linkkejä ja liitteitä, joita hakkeri yrittää saada vastaanottajan klikkaamaan. Tämä on siitä hyvä hakkeroimistapa, että sen käyttäjä huomaa. Tunnistetaan siis nämä sähköpostit.

Huomaamattomat hakkeroimiskanavat ovat vaarallisimpia. On tutkittu, että yrityksiltä kuluu keskimäärin 200 päivää havaita tietojärjestelmiin kohdistuva tietomurto.

Suojaa yrityksen laitteet

Yrityksien täytyy suojata verkossa käyttämänsä laitteet vähintäänkin virustorjuntaohjelmistoilla. Yleensä tietokoneisiin on hankittu virustorjuntaohjelmistot, mutta muita laitteita ei ole suojattu. Puhelimet, tabletit yms. mobiililaitteet ovat yhtä tärkeitä suojata kuin on tietokoneetkin.

Julkisia langattomia Wi-Fi -verkkoja on tarjolla hyvin usein. Niitä ei suositella käytettäväksi yritys-, pankkiasioissa, salasanalla suojatuissa sivustoissa, koska hakkeritkin vaanivat samoilla linjoilla.

Muutama suojausvinkki

1. Käytä HTTPS -muotoisia sivustoja, kun syötät tärkeää tietoa
2. Älä käytä julkisia Wi-Fi -verkkoja. Hanki kannettavaasi oma datayhteys.
3. Hanki virustorjuntaohjelmisto kaikkiin laiteisiisi.
4. Älä laita automaattista Wi-Fi liittymistä päälle. Tämä säästää myös akkua.
5. Käytä VPN -yhteyttä kun surffailet.

Tietoturvallista ja lämmintä kesää

Marko Leinonen