LAATU -blogi

Yleensä tarpeen elintarviketurvallisuussertifikaatista esittää PK Yrityksen asiakas auditointinsa yhteydessä. Halutaan tehdä kauppaa, tuotteelle on tarve ja sen laatu on selvästikin hyvä. Asiakkaalle olisi kuitenkin kustannustehokkaampaa, jos toimittajalla olisi kolmannen osapuolen tunnustama kansainvälinen järjestelmä. Tällöin asiakas voisi luottaa, että toimittajan riskienhallinta on hyvällä tasolla.

Tunnetuin elintarviketurvallisuusjärjestelmä Suomessa on ISO 22000, jota voi laajentaa FSSC 22000 standardiksi. Järjestelmä tehdään lakisääteisen omavalvonnan ympärille lisäämällä laajempaa näkökulmaa riskien arviointiin sekä nimeämällä mittarit, joiden avulla seurataan jatkuvaa parantamista. Parantamiseen tähdätään tekemällä itse hyväksi katsomiaan toimenpiteitä. Tyypillisin mittari on asiakaspalautteet tai ehkä vielä tarkemmin elintarviketurvallisuusnäkökulmasta katsottuna ”vaaralliset” palautteet/havainnot. Toimenpiteet ovat lähtökohtaisesti sitä, että etsitään juurisyytä, sitä ihan perustavaa laatua olevaa syytä, joka virheen aiheutti. Yleensä se on jonkin resurssin puute.

Kun järjestelmää lähdetään rakentamaan, tehdään itsearviointia. Standardikielellä sanottuna sisäisiä auditointeja. Käydään läpi yrityksen eri osa-alueita elintarviketurvallisuuden näkökulmasta ja mietitään mitä voisi parantaa. Tyypillisesti se alkaa näin: tehdään tuotantokierros. Sieltä löytyy ihmeellistä tavaraa ihmeellisistä paikoista. Siivousvälineet ovat huonokuntoisia. Päätetään tehdä ryhtiliike. Selvitetään kunnossapitoa. Huomataan, että kunnossapidosta ja korjauksista ei ole kirjanpitoa. Perustetaan lomake tai päiväkirja. Käydään läpi kunnossapidon välineitä ja niiden puhtautta, kulkemista ja toimintatapaa tuotantotiloissa. Hankinta/osto listaa kaikki toimittajat ja pohditaan ”miksi mielestämme voimme luottaa heidän laatuunsa”. Tarkennetaan kaikkia tehtäväkuvauksia tuomaan esille vastuuta elintarviketurvallisuudesta ja valtuudet kertoa heti kaikesta poikkeavasta esimiehelle. Tarkennetaan perehdytysmenettelyä. Pidetään koko henkilökunnalle koulutustilaisuus, jossa kerrotaan, että yrityksen menestykselle on tärkeää, että nostamme tekemisen tasoa niin, että saamme hyväksynnän eli sertifikaatin. Käymme läpi valokuvia tuotantokierrokselta: johto kertoo mitä kaikkea nyt laitetaan kuntoon. Standardikielellä: johto osoittaa sitoutumista. Sovitaan, että jatkossa pidetään säännöllisesti palavereita, joista pidetään pöytäkirjaa. Kaikkien toive on, että tieto liikkuisi paremmin.

Mutta tarvitaanko parantamiseen sertifiointia? Ehkä voisi sanoa, että toimimme kyllä standardin mukaan, mutta emme ole vielä tunteneet tarvetta ulkoiseen auditointiin. On kuitenkin niin, että vuosittainen tapaaminen auditoijan kanssa lisää johdon sitoutumista. Vaikka auditoija ei saa konsultoida, käytännössä monenlaista yhdessä pohtimista tapahtuu. Auditoija on pitkän linjan ammattilainen. Nähnyt niin sanotusti kaikenlaista. Hänellä on kokonaisnäkemys asiasta ja taito tuoda se esille. Yrittäjä huomaa ymmärtävänsä, että järjestelmällinen tapa toimia pienentää riskiä tehdä virheitä. Kun tehdään kerralla oikein, ei synny sutta ja sekundaa. Tehokkuus lisääntyy. Takaisinveto, joka heikentää mainetta, joka vähentää kauppaa, ennaltaehkäistään.

Entäs se tuleva kauppa? Ehkä yhtäkkiä ilmestyy iso asiakas, joka haluaa tehdä kauppaa, mutta edellyttää sertifikaattia. Kun sitä siinä kohtaa aloitetaan rakentamaan, siihen menee puoli vuotta. Kannattaisiko aloittaa jo tänään?

Susanna Työppönen
Laatuasiantuntija
PKY-LAATU

Laadusta puhuttaessa tulee helposti mieleen vanhat laatujärjestelmät, jotka olivat kaukana varsinaisesta toiminnasta. Tämän päivän laatutyön merkitys on myös muuttunut. Organisaatiossa on helpompi työskennellä, kun työntekijät tietävät omat tavoitteensa, tekevät oikeita asioita oikealla tavalla ja työ- ja toimintaohjeet ovat kaikkien helposti käytettävissä. Kaikki tietävät tavoitteensa - ketä ja mitä varten työtä tehdään. Kun lisäksi organisaatiossa on vahva laadukkaan työn tekemisen ilmapiiri ja kulttuuri, laatu jalkautuu myös jokaisen työntekijän tasolle. Jokainen työntekijä pyrkii omalta osaltaan vastuullisuuteen ja laadukkaaseen työn jälkeen, silloin jokainen työntekijä on oman työnsä paras laatupäällikkö.

Hyvä organisaatiokulttuuri hyväksyy myös epäonnistumiset ja tukee työtekijöitä jatkuvassa parantamistyössä. Tärkeää on ymmärtää ja saada selville, mitä yrityksessä pitää korjata ja analysoida, miten voidaan prosesseja parantaa.

Hyvä työkalu toiminnan parantamiseen on teettää kyselyitä, arvioida tai selvittää, miten yritys voi palvella asiakkaitaan paremmin. Arvioinneilla saadaan uusia oivalluksia ja parantamisideoita. Toki oivalluksia voidaan antaa palautteen avulla, ilman arviointia, mutta se ei aina ole systemaattista. Ilman systemaattista arviointia hyvä idea voi jäädä kertomatta, siten se myös jää helposti toteuttamatta. Arvioinneilla saadaan vaikuttavuutta parantamistoimille. Vertaisarvioinnit ja vertaisoppimiset ovat myös organisaatiolle tärkeitä informaation tuottajia. Vaikka saammekin jatkuvasti tietoa ja palautetta, tärkeää on miettiä, miten tietoa hyödynnetään.

Laatutyötä helpottaa kun organisaatiossa on hyvin toimiva kehittämiskulttuuri ja sisäisten auditointien käytännnöt, jossa työntekijät itse tekevät laatuauditointeja, oppivat toisilta ja parantavat työnsä laatua. Lopputuloksena on, että laatujärjestelmän omaksuneen organisaation työt tehostuvat ja asiakkaat hyötyvät.

Tiina Lehtosaari
Laatuasiantuntija
PKY-LAATU

Laatujärjestelmän eli toimintajärjestelmän (laatu-, ympäristö- ja työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmän) käyttöönoton, käytön ja ulkoisen auditoinnin taustalla voi olla yrityksen tai muun organisaation sisäinen tarve parantaa jatkuvasti toimintaansa.

Jatkuva parantaminen onnistuu parhaiten laatujärjestelmän tukemana. Sertifioinnin tavoittelun taustalla voivat vaikuttaa myös asiakastahojen vaatimukset sertifioidusta laatujärjestelmästä. Luontevaa on tavoitella sertifikaattia yrityksen sisäisestä tarpeesta nousevan jatkuvan parantamisen tahtotilan kautta.

Laatujärjestelmän rakentaminen on aikaa vievä prosessi, johon tarvitaan jaksottaisesti toteutettu, tehokas ja osallistava koulutus. Oleellista sekä koulutus- että auditointivaiheessa on se, mikä on yrityksen asenne ja tahtotila. Haluaako yritys laatujärjestelmän vain siksi, että sitä vaaditaan, vai haluaako se kehittyä jatkuvasti.

Finlog Audit Oy on kehittänyt auditointiprosessia asiakashyödyt edellä siten, että asiakasorganisaatio pystyy sen avulla todella kehittämään toimintaansa. Finlog Audit Oy:n ulkoinen auditointi onkin monivaiheinen prosessi. Se alkaa auditointi- ja sertifiointisopimuksesta.

Seuraava vaihe on esiauditointi etänä, joka raportteineen antaa yritykselle mahdollisuuksia parantaa järjestelmäänsä ja myös täyttää mahdollisia aukkoja. Esiauditoinnissa tulee näkyviin se, onko yritys, usein kouluttajan tukemana, osannut ottaa laatujärjestelmän "omakseen". Tämä tarkoittaa, että laatujärjestelmässä on runsaasti yrityksen omia asioita, jotka on yhdistetty vaatimusstandardien tarkoitukseen, rakenteeseen ja asiasisältöön. Vaatimusstandardien yksi keskeinen idea on Jatkuva parantaminen.

Esiauditointiraportin jälkeen yritykselle annetaan aikaa täydentää ja parantaa järjestelmäänsä. Erityisen tärkeää on, että yritys oppii viimeistään esiauditointivaiheessa käyttämään järjestelmäänsä tehokkaalla tavalla.

Akkreditoimattomana laitoksena Finlog Audit Oy pystyy toteuttamaan konsultoivalla, opastavalla otteella toteutettuja auditointipalveluja ja antamaan yritykselle maksimaalisen hyödyn. Tähän sisältyy auditointisuunnitelman ja -ohjelman suunnittelu siten, että auditointi on tehokas.

Sertifiointiauditointi ja myöhemmät seuranta-auditoinnit ovat paitsi tarkastavia, myös opastavia. Toisinaan asiakas – ulkoisen auditoinnin aloituskokouksessa - kertoo tämän saman asian omana toiveenaan esimerkiksi näin: ”Kerro meille ja kirjaa muistiin kaikki ne kohdat, joissa me voisimme parantaa toimintaamme´´. Tämä on vankka osoitus Jatkuvan parantamisen tahtotilasta.

Auditoija ottaa talteen kaikki ne havainnot, jotka hän on esiauditoinnissa ja muussa ennakkovalmistautumisessa saanut näkyvilleen. Auditoija saa ikään kuin tuntosarvet tehdäkseen auditoinnin siten, että se hyödyttää asiakasta jatkuvassa parantamisessa.

Usein organisaatioista löytyy sellaisia vahvuuksia ja sellaista kokemusta jatkuvaan parantamiseen, jota ei kirjallisesta aineistosta tule esille. Nämä auditoija mielihyvin kirjaa muistiin ja keskeisimmät tulevat myös ulkoisen auditoinnin raporttiin.

Asiakasta hyödyttää, että ulkoisen auditoinnin raportissa kuvataan sekä positiivisia havaintoja että mahdolliset poikkeamat. Poikkeamien korjaavien ja ennalta estävien toimenpiteiden tekemiselle eli poikkeamien sulkemiselle ja siitä raportoinnille annetaan määräaika. Jatkuvaa parantamista toteutuu tällöin niin poikkeamien kuin kehitysehdotusten, välillä peräti kehitysharppausten (kuten eSalkku-ohjelmisto) kautta. Kehitysehdotuksia annetaan tukemaan laatujärjestelmän käyttöä jatkossa.

Jatkuva parantaminen merkitsee mm. seuraavaa:

• kehitetään prosesseja poistamalla hidasteita ja turhaa työtä
• tunnistetaan keskeiset asiat entistä paremmin
• keskitytään olennaiseen
• täsmennetään vastuut ja valtuudet sekä tarvittavat perehdytykset ja pätevyydet
• viestitään laatu-, ympäristö- ja TTT-politiikasta sidosryhmille
• varataan aikaa ja ajatusta keskeisille asioille ja suunnittelulle
• nähdään, mitkä dokumentit ovat hyödyllisimpiä
• opitaan käytännössä laatujärjestelmän keskeiset menettelytavat
• laaditaan erityyppisistä havainnoista – tapahtumista – muistiinpanoja nykyaikaisille sähköisille kanaville, joissa syitä ja seurauksia voi analysoida jatkuvan parantamisen hengessä
• suunnitellaan ja tehdään tehokkaat sisäiset auditoinnit, joilla saa tuloksia
• sitoudutaan tekemään vuosittaiset sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset tavoitellen jatkuvaa parantamista
• innostutaan laatujärjestelmän käytöstä
• vakiinnutetaan laatujärjestelmän käyttö kattamaan koko organisaatio
• toimitaan tehokkaammin, turvallisemmin ja tuottavammin

Laatujärjestelmän sertifiointi tapahtuu sertifiointikokouksessa sitten, kun mahdolliset poikkeamat on hyväksyttävästi suljettu ja siitä on raportoitu.

Jatkuvan parantamisen todella sisäistäneen organisaation ulkoinen auditointi johtaa myös sertifikaattiin, nykyisin jopa kullanhohtoiseen!

Jussi Lukkari
Lead Auditor

Laatujärjestelmä (ISO 9001) yrityksen strategisten tavoitteiden saavuttamisen työkaluna

Aika uudistua, muutkin uudistuvat

Koronaviruksella on dramaattisia vaikutuksia yritystoimintaan. Vaikutukset kohdentuvat aikaa myöten kaikkiin toimialoihin niin yksinyrittäjien kuin pk-yritysten liiketoimintaan. Vaikka akuutein kriisi väistyisi nopeastikin, taloudellisen epävarmuuden ennakoidaan jatkuvan pidempään. Paluuta vanhaan ei välttämättä ole olemassa.

Yritys joutuu nyt pohtimaan miten uudistaa toimintaansa ja vahvistamaan osaamistaan niin että kannattavan toiminnan edellytykset ovat olemassa jatkossa. Mitä tapahtuu markkinoilla, miten asiakkaat ja kilpailijat reagoivat vallitsevaan tilanteeseen ja minkälaisia toimenpiteitä ne tekevät tulevan suhteen?

Nyt yrityksillä on tilanneanalyysin paikka. Pitää selvittää ja suunnitella yrityksen toimintaa, miettiä uusia liiketoimintoja, uusia tuotteita tai palveluita tai tuotannon ja palvelujen organisoimista uudella tavalla.

Monilla yrittäjillä bisnes on kirkkaana mielessä ja uudistustoiminepiteet suunniteltuna ”korvien välissä”. Moni miettii miten uudistaminen pitäisi käytännössä toteuttaa. Tällöin kyseessä on yrityksen strategian uudistaminen tai päivittäminen.

Strateginen johtaminen ei ole rakettitiedettä

Strategia määrittelee sen, mihin olemme menossa ja kuinka sinne päästään. Yrityksen kannattaa toteuttaa se huolellisesti tässä uudessa ja oudossa tilanteessa. Miten maailma mahdollisesti muuttuu pitkällä tähtäyksellä 5 – 8 vuodessa ja mikä on yrityksen asema siinä. Mitä yritys on edellisen mukaan lyhyemmällä tähtäyksellä, 2-4 vuoden kuluttua. Mikä on yrityksen visio ja siitä johdetut strategiat millä visio saavutetaan. Mitkä ovat lyhyen- ja pitkäntähtäyksen toimenpiteet, joilla strategiaa toteutetaan. Mitkä toimenpiteet pitää toteutua vuosittain, kuukausittain tai viikoittain tavoitteen saavuttamiseksi. Miten strategian toteuttamista johdetaan ja miten se jalkautetaan yrityksen arkityöhön.

ISO 9000: 2015 -standardi uudistus mahdollistaa yrityksen liiketoiminnan strategisten tavoitteiden huomioimisen laatujärjestelmässä. Laatua ei pidä mieltää koskemaan pelkästään tuotteen laatua ja tuotteen ominaisuuksia, vaan se on kokonaisvaltaista ja jatkuvaa yrityksen toimintojen kehittämistä. Siinä otetaan huomioon asiakkaiden tarpeet, toimintaympäristön muutokset, omien resurssien kyvykkyys täyttää tuotteille ja palveluille asetetut vaatimukset, osallistetaan henkilöstöä ja sitoudutaan jatkuvaan toiminnan parantamiseen. Tällöin se on osa yrityksen strategista johtamista, jota toteutetaan yrityksen arkityössä.

Käytännössä strateginen johtaminen on kohtuullisesti ymmärrettävien asioiden huomioimista päivittäisessä suunnittelussa ja toiminnassa. Mitä ympärillä ja markkinassa tapahtuu, miten kilpailijat toimivat, kiinnostavatko tuotteemme tai palvelumme asiakkaita, ovatko asiakkaat tyytyväisi yrityksen tapaan toimia, lähteekö tuotteet asiakkaalle ajallaan, tuleeko reklamaatioita, teemmekö sutta ja sekundaa, onko koneiden ja työntekijöiden käyttöasteet tavoitellulla tasolla, onko työntekijät tyytyväisiä, onko kassa hallinnassa. Näitä seuraamalla ja kerta kerran jälkeen vähän paremmin asioita tekemällä on todennäköistä, että asetetut strategiset tavoitteet saavutetaan.

Avustusta ja rahoitusta häiriötilanteessa

Suomen valtio on päättänyt tukea suomalaisia yrityksiä tässä vaikeassa tilanteessa. Hallitus pyrkii eri toimenpiteillä turvaamaan yrityksien kannattavan toiminnan korona -kriisin jälkeen.

Rahoituksen avulla yritys voi kehittää uusia tuotteita, palveluita tai toimintatapoja, uusia tuoteinnovaatioita ja näistä johtuva tarve päivittää liiketoimintastrategia. Lisäksi kehittämistä voi olla myös tuotantoprosessien sekä ympäristöön ja henkilöstöön liittyvien toimintatapojen uudelleen arviointi, toteutussuunnitelma ja toteutus. Laatujärjestelmä on erinomainen työkalu yritystoiminnan systemaattiseen kehittämiseen.

Oheisen linkin kautta pääsette tutustumaan tarkemmin eri kokoisille yrityksille suunnattuun liiketoiminnan kehitysrahoitukseen ja avustukseen häiriötilanteessa.

https://www.pkylaatu.fi/uutiset/207-avustusta-ja-rahoitusta-haeirioetilanteessa-2

 
Tuoma Sarjanoja
Laatuasiantuntija
PKY-LAATU