LAATU -blogi

Taasko töppäys? Milloin meidän yrityksen möhläykset loppuvat? - Niiden täytyy loppua heti!

Lukijalle tiedoksi, että töppäykset saa lopetettua varsin pian sen jälkeen, kun yritysjohto on ensin tehnyt päätöksen ottaa asiat hallintaan. Kun järjestelmällisen toiminnan kehittäminen aloitetaan juuri nyt, yritys saa hyödyt nopeimmin. Tärkeää on ottaa laatu hallintaan sillä ajatuksella, että nyt poistamme poukkoilun meidän yrityksestä pysyvästi.

Miten se tapahtuu? Ottamalla käyttöön järjestelmä, jolla asiat hallitaan: laadunhallintajärjestelmä.
Laadunhallintajärjestelmän eli laatujärjestelmän rakentaa yritys itse omista strategisista lähtökohdistaan käyttäen kuitenkin kokeneiden ammattilaisten ohjausta ja parasta mahdollista teknologiaa.

Laatujärjestelmän rakentaminen ja käyttäminen tarkoittaa prosessien ja toimintojen

• havainnointia
• suunnittelua
• määrittelyä
• kuvaamista
• ohjaamista ja varmistamista
• seurantaa ja mittaamista
• analysointia ja arviointia
• jatkuvaa parantamista

Laatujärjestelmän toimivuus koetaan sekä yrityksen sisällä että eri sidosryhmien, erityisesti asiakkaiden taholla.

Laatujärjestelmän voi tietystä näkökulmasta katsoen rinnastaa koneeseen. Tarvitaan koneinvestointi, koneen huolto-ohjelma ja koneenkäyttäjien kouluttaminen. Konepäällikkö – yrityksen johtaja – tekee näitä koskevat päätökset.
Konepäällikkö määrää myös koneen käytön suuntaviivat, päämäärät ja tavoitteet. Yhtenä päämääränä on parantaa tulosta. Tämä alkaa siitä, että yritys parantaa oman toimintansa ja omien prosessiensa hallintaa, niitä keskeisiä arvoketjuja, jotka saavat aikaan yrityksen tuotteet ja palvelut.

Kyseessä ei ole mikä tahansa kone, vaan sellainen kone, joka uudistaa vuosimallinsa itse. Tämä on mahdollista laadunhallintaohjelmiston toimittajan – PKY-LAADUN - sitoutuneen kehitystyön kautta. Lisäksi puolueeton ulkoinen tarkastaja katsastaa koneen toiminnan vaikkapa vuosittain.

Lähtökohtana laadunhallinnassa on johdon sitoutuminen.

Johdon sitoutuminen merkitsee sitä, että yrityksen johto panostaa laadunhallintajärjestelmään koko johtajuudellaan. Johtaja viestii asiasta henkilöstölle, näyttää esimerkkiä laadunhallintajärjestelmän käytössä ja valmentaa henkilöstönsä toimimaan samoin, tarvittaessa ammattilaisten tukemana.

Johdon sitoutumisen vaikutukset alkavat näkyä hyvin pian niin yrityksen sisällä kuin asiakasrajapinnoissa.
Näytöt vahvistuvat vuosittain jatkuvan parantamisen myötä.

Asian ydin on päästä alkuun ajoissa!

Jussi Lukkari
Lead Auditor

Kun tietokone otetaan käyttöön, on suositeltavaa luoda päivittäiseen käyttöön tarkoitettu tili ”tavalliseksi käyttäjäksi”. Tilille on määritetty rajoitetut käyttöoikeudet. Erikseen luodaan järjestelmänvalvojatili, jota käytetään tietokoneen hallitsemiseen ja ohjelmistojen asennukseen − ei siis päivittäiseen käyttöön.

Tämän menetelmän käyttäminen vähentää tietokoneen tartuntariskiä. Jos tietokonetta käytetään järjestelmänvalvojana, on myös mahdollisella haittaohjelmalla järjestelmänvalvojaoikeudet. Tietokoneen käyttäminen järjestelmänvalvojana päivittäisessä käytössä on aika yleinen turvallisuusriski esimerkiksi yksityiskäytössä olevissa koneissa ja niissä pk-yrityksissä, joissa ei ole omaa IT-asiantuntijaa tai osaamista. Osaltaan asia liittyy tietämättömyyteen.

Lisätietoa tilien luomisesta: https://support.microsoft.com/fi-fi/windows/paikallisen-k%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4-tai-j%C3%A4rjestelm%C3%A4nvalvojatilin-luominen-windows-10-ss%C3%A4-20de74e0-ac7f-3502-a866-32915af2a34d

Salasana on avaimesi palveluun – tee siitä turvallinen

Käytätkö samaa salasanaa useammassa eri palvelussa?
Onko salasanasi alle 8 merkkiä pitkä?
Tunsitko piston? Olisiko tarvetta tehdä ryhtiliike?

Eri palveluissa pitää olla eri salasana. Lisäksi on tärkeää, että salasana on tarpeeksi vahva ja yksilöllinen. Se tarkoittaa siis pitkää salasanaa, jossa on isoja ja pieniä kirjaimia sekä numeroita ja erikoismerkkejä. Nykyisten suositusten mukaan salasanan pituus on hyvä olla vähintään 12 merkkiä.

Jos palvelussa on käytössä kaksivaiheinen tunnistus, on se hyvä ottaa käyttöön.

Salasanaohjelmistot helpottavat työtä

Salasanaohjelmistojen ideana on, että käyttäjä luo yhden turvallisen ja vahvan salasanan ja sen taakse tallennetaan kaikki muut salasanat. Ohjelmiston voi integroida selaimeen, jolloin selain tunnistaa osoitteen perusteella, mitä salasanoja kirjautumissivulla on käytetty.

Jos käytettäviä järjestelmiä on useita, niin kannattaa käyttää salasanojen hallintaohjelmistoja. Ilmaisversioita ohjelmistoista on, mutta jo alle viidellä eurolla kuukaudessa saa hyvän ohjelmiston, joka helpottaa työtä ja kirjautumisia eri järjestelmiin.

Lisätietoa: https://www.kyberturvallisuuskeskus.fi/fi/ajankohtaista/neuvoja-salasanan-hallintasovelluksen-kayttoonottoon

Marko Leinonen
IT- asiantuntija
PKY-LAATU

Kalasteluviestit, erilaiset haittaohjelmat ja tietovuodot näyttävät tulleen jäädäkseen - valitettavasti. Kalastelu- ja huijausviesteistä on tullut yhä parempia ja ovelampia ja ne näyttävät erehdyttävästi oikeilta viesteiltä.

Sähköpostiin saapuu työpostin lisäksi paljon erinäköisiä uutiskirjeitä, ilmoituksia ja mainoksia.

Saamme siis koko ajan olla valppaana sähköposteja lukiessamme, että ne ovat varmasti relevantteja. Jos keskittyminen vähäänkään herpaantuu, on mahdollista, että luemmekin kalasteluviestiä ja klikkaamme siinä olevaa linkkiä ja pian olemmekin ongelmissa – toivottavasti näin ei kuitenkaan käy.

Olkaamme siis tarkkana.

Muista perehdytys ja koulutus

Yritysten on perehdytettävä henkilöstöään toimimaan tietoturva- ja tietosuoja-asioiden vaatimusten mukaisesti. On hyvä käydä asioita säännöllisesti läpi, jotta henkilöstö pysyy ajan hermoilla. Tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvä säännöllinen koulutus ja läpikäynti auttavat tässä asiassa.

Etenkin ei vakituisen henkilökunnan osalta perehdyttäminen on erityisen tärkeää, sillä kalasteluviestien ja erilaisten huijausviestien/ -laskujen määrä lisääntyy esimerkiksi lomakausien aikana. Myös työntekijöiden sisäisissä siirroissa on hyvä käydä läpi, mitä asioita pitää ottaa uudessa työtehtävässä huomioon.

Muistetaan perehdyttää tietoturva- ja tietosuoja-asioihin henkilöstö, kesäharjoittelijat, lomantuuraajat, vuokratyöntekijät sekä yrityksen sisällä siirtyvät työntekijät. Näin saadaan estettyä ikävät vahingot ja ylimääräiset harmit.

Aurinkoista ja ennen kaikkea turvallista kesää.

Marko Leinonen
IT- asiantuntija
PKY-LAATU

Ulkoisena auditoijana pääsen näkemään laadunhallintajärjestelmää käyttävien yritysten johdon sitoutumisen. Hyvän sitoutumisen tunnistaa ja todentaa usein heti. Toisinaan tulee tilanne, jossa johdon sitoutumista ei pysty todentamaan.

Sitoutunut johtaja panostaa laadunhallintajärjestelmään, joka perustuu yrityksen strategiaan, koko johtajuudellaan. Hän viestii asiasta ymmärrettävästi, näyttää esimerkkiä laadunhallintajärjestelmän käytössä ja velvoittaa henkilöstönsä samaan alkaen lähimmistään. Näin toteutettuna johdon sitoutuminen näkyy jo sertifiointiauditoinnissa. Näytöt vahvistuvat edelleen vuosittaisissa seuranta-auditoinneissa.

Merkityksellisiä asioita ovat prosessilähtöisyys sekä menettelytapojen kuvaaminen, selkeä ohjeistaminen ja perehdyttäminen. Johdon sitoutuminen ilmenee myös johtamisen, vastuiden ja valtuuksien ja sisäisen viestinnän selkeyttämisenä. Kukin tietää, kenen antamia ohjeita kuuntelee. Avoimuus, sisäinen luottamus ja ilmapiiri paranevat.

Toiminnan jatkuva ja avoin havainnointi, säännöllinen mittaaminen ja arviointi tuovat esiin kehittämiskohteita. Riskien arviointi, tilanteiden ennakointi ja parempien toimintatapojen kehittäminen ovat usein keskeisiä.

Laadunhallintajärjestelmän käyttöön kuuluvat keskeisinä hyvin suunnitellut sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset. Ne tuovat jämäkkyyttä suorituskyvyn analysoinnin ja arvioinnin jatkuvaan seurantaan ja koko laadunhallintaan. Niitä hyödyntäen yritys kehittää sekä järjestelmäänsä että menettelytapojaan ja toimintaansa myös asiakasrajapinnoissa.

Yritys sitoutuu jatkuvaan kehittämiseen ja viestii tämän myös asiakkailleen. Laadunhallintajärjestelmään pohjautuva johtaminen herättää ja ylläpitää luottamusta ja vahvistaa asiakassuhdetta.

Johdon sitoutuminen on edellytys sille, että laadunhallintajärjestelmän käyttöönotto ja käyttö saa aikaan positiivisia muutoksia, ns. jatkuvaa parantamista, joka hyödyttää yritystä.

Laadunhallintajärjestelmä on yritysjohdon parhaita kumppaneita. Johdon tulee asettaa odotuksensa sen mukaisiksi.

Yrittäjä ei kuitenkaan aina tiedä, ymmärrä tai sisäistä, että laadunhallintajärjestelmä on yrityksen johtamisjärjestelmä, joka on tarkoitettu käytettäväksi kehittämisen moottorina. Vain tällainen järjestelmä voi olla vaikuttava.

Muistan laatusertifikaattien luovutustilaisuudesta vuosien takaa lehtimiehen kysymyksen: ´Mitkä asiat ovat muuttuneet yrityksessänne laatujärjestelmän käyttöönoton myötä?´

Yrittäjät vastasivat toimittajan kysymykseen ja niinpä alueen lehdessä oli koko aukeaman analyysi siitä, mitä laatujärjestelmällä voi saada aikaan. Osa yrittäjistä oli pistänyt yrityksensä laatujärjestelmän tekemään toden teolla aivan oikeita töitä. Sitoutuneina johtajina heillä oli kerrottavaa, joka sai palstatilaa.

Johdon sitoutuminen merkitsee mm. seuraavaa:

• huolehditaan, että laadunhallintajärjestelmä perustuu yrityksen strategiaan
• kuvataan, havainnoidaan ja analysoidaan prosesseja
• laaditaan erityyppisistä havainnoista – tapahtumista – muistiinpanot nykyaikaisille sähköisille kanaville, joilla syitä ja seurauksia analysoidaan yhdessä henkilöstön kanssa
• viestitään toimintapolitiikasta henkilöstölle ja muillekin sidosryhmille
• tunnistetaan hidasteet sekä poikkeamien ja vaaratilanteiden juurisyyt
• haetaan ratkaisut tehokkaampaan, ympäristötehokkaampaan, turvallisempaan ja tuottavampaan toimintaan
• tunnistetaan ajantasaisesti riskit ja mahdollisuudet
• pidetään roolit, vastuut ja valtuudet selkeinä
• toteutetaan perehdytykset ja ylläpidetään pätevyydet
• varataan omaa ajatusta ja yhteistä aikaa keskeisille asioille ja suunnittelulle
• sisäistetään laadunhallintajärjestelmän keskeiset menettelytavat
• opitaan näkemään, että havaintojen dokumentointi varmistaa kehitysaskeleet
• suunnitellaan tehokas ja monipuolinen sisäisten auditointien ohjelma
• toteutetaan sisäisten auditointien ohjelmaa vaikuttavasti, jatkuvan parantamisen hengessä
• toteutetaan tosiasioihin pohjautuvat, tavoitteelliset johdon katselmukset
• varmistetaan, että laadunhallintajärjestelmän käyttö kattaa koko organisaation
• pidetään laadunhallintajärjestelmä ja sen käyttö vaikuttavana

Jussi Lukkari
Lead Auditor