Blogi

"Sponttaania ajankohtaisuutta, räväkkyyttä ja henkilökohtaisuutta" -edustaen jokaisen kirjoittajan omia henkilökohtaisia käsityksiä ja mielipiteitä.

Toteutuakseen hyvät asiat vaativat tekemistä ja sitoutumista - milloin on hyvä aloittaa?

Sanotaan, että yritysten tulee investoida ja kehittää toimintojaan jatkuvasti, jotta yrityksellä on kyky menestyä ja matkata suotuisissa tuulissa. Hyvä suunnittelu on investointien kannalta tärkeää ja oikea ajoitus elintärkeää. Väärä tai väärin ajoitettu investointi on murskannut lukuisia yrityksiä.

Milloin sitten on oikea aika aloittaa yrityksen systemaattinen kehittäminen… Onko ajoituksella mitään väliä? Aloittaako heti vai ”kunhan tämä kiire hellittää…”
Kuinka moni yrittäjä tai yrityspäättäjä ajattelee jälkimmäistä vaihtoehtoa keskellä ”tulipalojen” sammuttelun tai kun taistellaan yrityksen olemassaolosta… varmasti moni.

Laatujärjestelmän käyttöönottaminen on yritykselle kannattava investointi kiireestä tai suhdanteista riippumatta.

Laatujärjestelmä tarjoaa erinomaisen viitekehyksen ja työkalun yrityksen toiminnan kehittämiselle. Se luo systemaattisen, helposti seurattavan ja analysoitavan polun sille. Laatujärjestelmä ei sanana ehkä ”resonoi” kaikille yltiöpositiivisesti ja sillä voi olla jopa enemmän ”luotaantyöntävä” vaikutus. Parempi ehkä onkin puhua työkalusta yrityksen toiminnan jatkuvaan parantamiseen. Tässä työkalussa on kyse siitä, miten yritys voi ymmärtää omaa toimintaansa paremmin ja helpommin kehittää sitä sekä siitä, miten yritys voi entistä tehokkaammin vastata kovan kilpailun tuomiin haasteisiin.

Silti tämä toiminnan laatua parantavan työkalun asema tuntuu aliarvostetulta... Miksi näin?

Suomessa vaatimukset yritysten toiminnan laadun varmistamiseksi alkoivat voimallisemmin n. 25 vuotta sitten eli 1990 luvun puolenvälin paikkeilla. Suurteollisuuden yritykset olivat asiassa aktiivisia alihankinnan suuntaan. Tätä jatkui aina n. 2010 saakka. Asiassa koettiin jälkeenpäin suurtakin pettymystä. Suuri innostus kääntyi turhautumiseksi. Työkalu koettiin kankeaksi, byrokraattiseksi ja ajateltiin ettei näistä järjestelmistä ole mitään hyötyä, kun vaatimuksetkin järjestelmän olemassaolosta alkoivat hiipua. Mielestäni Suomessa asenneilmapiiri ei vieläkään ole kovin myönteinen tunnustamaan sitä tosiasiaa, miten järkeenkäyvästä ja hyödyllisestä työkalusta on kyse. Tarkoitan tässä nimenomaan yrityksen omaehtoista ja sisältä kumpuavaa tahtotilaa kehittää toimintaa. Viimeisen kahden vuoden aikana on toki ollut nähtävissä valoa tunnelin päässä, vaikka muuten elämme haastavia aikoja.

Toteutuakseen kaikki hyvät asiat vaativat tekemistä ja sitoutumista. Tämän ei pitäisi olla ongelma. Kyseessähän on oman yrityksen toiminnan kehittämiseen annettava panos.

Mitä sitten pitää tehdä? Yksinkertaisesti…

Kuvataan nykyinen toiminta ja prosessit, peilataan sitä standardia vasten, säilytetään hyvät asiat sekä poistetaan turha ja hukkaa aiheuttava toiminta. Otetaan käyttöön muutama päivittäistä työtä helpottava käytänne, terävöitetään ja sisäistetään toimintojen vastuut ja valtuudet, parannetaan viestintää niin ulkoisesti kuin sisäisesti ja otetaan henkilöstö mukaan eli antamaan oman panoksensa yrityksen kehittämiseksi, esim. rakentamaan yrityksen havainnointikulttuuria. Potentiaalia löytyy varmasti. Onhan jokainen työntekijä oman työnsä laatupäällikkö.

Kuulostaa työläältä ja työtä se toki vaatiikin sekä sitoutumista että avoimuutta. Olen huomannut suuren eron asiakkaiden ajatuksissa ennen sopimuksen tekoa ja työn tekemisen jälkeen. Asiakaspalautteiden perusteella mieleen asiakkaiden vaikuttavimmista oivalluksista ovat jääneet ”Eihän tämä ollutkaan niin vaikeaa kuin luulimme”, ”Tietysti nämä asiat piti kuvata”, ”miksi tätä ei ole tehty aikaisemmin”, eikä sovi unohtaa työhyvinvointiin ja talouden kohenemiseen liittyviä huomioita. Listaa voisi siis jatkaa pidempäänkin.

Oikea aika aloittaa systemaattinen yrityksen kehittäminen on siis heti, eikä sitä tulisi jättää minkään varjon alle.

”Miten tämä työkalu sitten hyödyttää yritystämme?”

Kun kaikki yrityksen prosessit on kuvattu ja oleelliset toimintaohjeet laadittu organisaation toimintaa on
helpompi kehittää järjestelmällisesti. Mahdolliset riskitekijät tai turhat kustannukset ovat helposti tunnistettavissa eli kehitystoimet voidaan kohdentaa oikeisiin paikkoihin. Resurssit saadaan siis tehokkaampaan käyttöön. Tämän työkalun avulla voidaan edistää luottamusta omaan toimintaan. Yhä tärkeämpää yrityksille on kyetä kuvaamaan toimintaansa monipuolisesti ja tarkasti eri sidosryhmille. Jatkuvan parantamisen avulla yritys toimii tehokkaammin, turvallisemmin ja tuottavammin.

Aika monta hyvää syytä tarttua toimeen heti vai mitä?

PKY-LAATU
Janne Simola

Käytä järjestelmänvalvojatiliä vain tietokoneen hallintaan

Kun tietokone otetaan käyttöön, on suositeltavaa luoda päivittäiseen käyttöön tarkoitettu tili ”tavalliseksi käyttäjäksi”. Tilille on määritetty rajoitetut käyttöoikeudet. Erikseen luodaan järjestelmänvalvojatili, jota käytetään tietokoneen hallitsemiseen ja ohjelmistojen asennukseen − ei siis päivittäiseen käyttöön.

Tämän menetelmän käyttäminen vähentää tietokoneen tartuntariskiä. Jos tietokonetta käytetään järjestelmänvalvojana, on myös mahdollisella haittaohjelmalla järjestelmänvalvojaoikeudet. Tietokoneen käyttäminen järjestelmänvalvojana päivittäisessä käytössä on aika yleinen turvallisuusriski esimerkiksi yksityiskäytössä olevissa koneissa ja niissä pk-yrityksissä, joissa ei ole omaa IT-asiantuntijaa tai osaamista. Osaltaan asia liittyy tietämättömyyteen.

Lisätietoa tilien luomisesta: https://support.microsoft.com/fi-fi/windows/paikallisen-k%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4-tai-j%C3%A4rjestelm%C3%A4nvalvojatilin-luominen-windows-10-ss%C3%A4-20de74e0-ac7f-3502-a866-32915af2a34d

Salasana on avaimesi palveluun – tee siitä turvallinen

Käytätkö samaa salasanaa useammassa eri palvelussa?
Onko salasanasi alle 8 merkkiä pitkä?
Tunsitko piston? Olisiko tarvetta tehdä ryhtiliike?

Eri palveluissa pitää olla eri salasana. Lisäksi on tärkeää, että salasana on tarpeeksi vahva ja yksilöllinen. Se tarkoittaa siis pitkää salasanaa, jossa on isoja ja pieniä kirjaimia sekä numeroita ja erikoismerkkejä. Nykyisten suositusten mukaan salasanan pituus on hyvä olla vähintään 12 merkkiä.

Jos palvelussa on käytössä kaksivaiheinen tunnistus, on se hyvä ottaa käyttöön.

Salasanaohjelmistot helpottavat työtä

Salasanaohjelmistojen ideana on, että käyttäjä luo yhden turvallisen ja vahvan salasanan ja sen taakse tallennetaan kaikki muut salasanat. Ohjelmiston voi integroida selaimeen, jolloin selain tunnistaa osoitteen perusteella, mitä salasanoja kirjautumissivulla on käytetty.

Jos käytettäviä järjestelmiä on useita, niin kannattaa käyttää salasanojen hallintaohjelmistoja. Ilmaisversioita ohjelmistoista on, mutta jo alle viidellä eurolla kuukaudessa saa hyvän ohjelmiston, joka helpottaa työtä ja kirjautumisia eri järjestelmiin.

Lisätietoa: https://www.kyberturvallisuuskeskus.fi/fi/ajankohtaista/neuvoja-salasanan-hallintasovelluksen-kayttoonottoon

Marko Leinonen
IT- asiantuntija
PKY-LAATU

 

Tietojen kalastelu on arkipäivää

Kalasteluviestit, erilaiset haittaohjelmat ja tietovuodot näyttävät tulleen jäädäkseen - valitettavasti. Kalastelu- ja huijausviesteistä on tullut yhä parempia ja ovelampia ja ne näyttävät erehdyttävästi oikeilta viesteiltä.

Sähköpostiin saapuu työpostin lisäksi paljon erinäköisiä uutiskirjeitä, ilmoituksia ja mainoksia.

Saamme siis koko ajan olla valppaana sähköposteja lukiessamme, että ne ovat varmasti relevantteja. Jos keskittyminen vähäänkään herpaantuu, on mahdollista, että luemmekin kalasteluviestiä ja klikkaamme siinä olevaa linkkiä ja pian olemmekin ongelmissa – toivottavasti näin ei kuitenkaan käy.

Olkaamme siis tarkkana.

Muista perehdytys ja koulutus

Yritysten on perehdytettävä henkilöstöään toimimaan tietoturva- ja tietosuoja-asioiden vaatimusten mukaisesti. On hyvä käydä asioita säännöllisesti läpi, jotta henkilöstö pysyy ajan hermoilla. Tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvä säännöllinen koulutus ja läpikäynti auttavat tässä asiassa.

Etenkin ei vakituisen henkilökunnan osalta perehdyttäminen on erityisen tärkeää, sillä kalasteluviestien ja erilaisten huijausviestien/ -laskujen määrä lisääntyy esimerkiksi lomakausien aikana. Myös työntekijöiden sisäisissä siirroissa on hyvä käydä läpi, mitä asioita pitää ottaa uudessa työtehtävässä huomioon.

Muistetaan perehdyttää tietoturva- ja tietosuoja-asioihin henkilöstö, kesäharjoittelijat, lomantuuraajat, vuokratyöntekijät sekä yrityksen sisällä siirtyvät työntekijät. Näin saadaan estettyä ikävät vahingot ja ylimääräiset harmit.

Aurinkoista ja ennen kaikkea turvallista kesää.

Marko Leinonen
IT- asiantuntija
PKY-LAATU

Mitä näyttöjä on johdon sitoutumisesta?

Ulkoisena auditoijana pääsen näkemään laadunhallintajärjestelmää käyttävien yritysten johdon sitoutumisen. Hyvän sitoutumisen tunnistaa ja todentaa usein heti. Toisinaan tulee tilanne, jossa johdon sitoutumista ei pysty todentamaan.

Sitoutunut johtaja panostaa laadunhallintajärjestelmään, joka perustuu yrityksen strategiaan, koko johtajuudellaan. Hän viestii asiasta ymmärrettävästi, näyttää esimerkkiä laadunhallintajärjestelmän käytössä ja velvoittaa henkilöstönsä samaan alkaen lähimmistään. Näin toteutettuna johdon sitoutuminen näkyy jo sertifiointiauditoinnissa. Näytöt vahvistuvat edelleen vuosittaisissa seuranta-auditoinneissa.

Merkityksellisiä asioita ovat prosessilähtöisyys sekä menettelytapojen kuvaaminen, selkeä ohjeistaminen ja perehdyttäminen. Johdon sitoutuminen ilmenee myös johtamisen, vastuiden ja valtuuksien ja sisäisen viestinnän selkeyttämisenä. Kukin tietää, kenen antamia ohjeita kuuntelee. Avoimuus, sisäinen luottamus ja ilmapiiri paranevat.

Toiminnan jatkuva ja avoin havainnointi, säännöllinen mittaaminen ja arviointi tuovat esiin kehittämiskohteita. Riskien arviointi, tilanteiden ennakointi ja parempien toimintatapojen kehittäminen ovat usein keskeisiä.

Laadunhallintajärjestelmän käyttöön kuuluvat keskeisinä hyvin suunnitellut sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset. Ne tuovat jämäkkyyttä suorituskyvyn analysoinnin ja arvioinnin jatkuvaan seurantaan ja koko laadunhallintaan. Niitä hyödyntäen yritys kehittää sekä järjestelmäänsä että menettelytapojaan ja toimintaansa myös asiakasrajapinnoissa.

Yritys sitoutuu jatkuvaan kehittämiseen ja viestii tämän myös asiakkailleen. Laadunhallintajärjestelmään pohjautuva johtaminen herättää ja ylläpitää luottamusta ja vahvistaa asiakassuhdetta.

Johdon sitoutuminen on edellytys sille, että laadunhallintajärjestelmän käyttöönotto ja käyttö saa aikaan positiivisia muutoksia, ns. jatkuvaa parantamista, joka hyödyttää yritystä.

Laadunhallintajärjestelmä on yritysjohdon parhaita kumppaneita. Johdon tulee asettaa odotuksensa sen mukaisiksi.

Yrittäjä ei kuitenkaan aina tiedä, ymmärrä tai sisäistä, että laadunhallintajärjestelmä on yrityksen johtamisjärjestelmä, joka on tarkoitettu käytettäväksi kehittämisen moottorina. Vain tällainen järjestelmä voi olla vaikuttava.

Muistan laatusertifikaattien luovutustilaisuudesta vuosien takaa lehtimiehen kysymyksen: ´Mitkä asiat ovat muuttuneet yrityksessänne laatujärjestelmän käyttöönoton myötä?´

Yrittäjät vastasivat toimittajan kysymykseen ja niinpä alueen lehdessä oli koko aukeaman analyysi siitä, mitä laatujärjestelmällä voi saada aikaan. Osa yrittäjistä oli pistänyt yrityksensä laatujärjestelmän tekemään toden teolla aivan oikeita töitä. Sitoutuneina johtajina heillä oli kerrottavaa, joka sai palstatilaa.

Johdon sitoutuminen merkitsee mm. seuraavaa:

  • huolehditaan, että laadunhallintajärjestelmä perustuu yrityksen strategiaan
  • kuvataan, havainnoidaan ja analysoidaan prosesseja
  • laaditaan erityyppisistä havainnoista – tapahtumista – muistiinpanot nykyaikaisille sähköisille kanaville, joilla syitä ja seurauksia analysoidaan yhdessä henkilöstön kanssa
  • viestitään toimintapolitiikasta henkilöstölle ja muillekin sidosryhmille
  • tunnistetaan hidasteet sekä poikkeamien ja vaaratilanteiden juurisyyt
  • haetaan ratkaisut tehokkaampaan, ympäristötehokkaampaan, turvallisempaan ja tuottavampaan toimintaan
  • tunnistetaan ajantasaisesti riskit ja mahdollisuudet
  • pidetään roolit, vastuut ja valtuudet selkeinä
  • toteutetaan perehdytykset ja ylläpidetään pätevyydet
  • varataan omaa ajatusta ja yhteistä aikaa keskeisille asioille ja suunnittelulle
  • sisäistetään laadunhallintajärjestelmän keskeiset menettelytavat
  • opitaan näkemään, että havaintojen dokumentointi varmistaa kehitysaskeleet
  • suunnitellaan tehokas ja monipuolinen sisäisten auditointien ohjelma
  • toteutetaan sisäisten auditointien ohjelmaa vaikuttavasti, jatkuvan parantamisen hengessä
  • toteutetaan tosiasioihin pohjautuvat, tavoitteelliset johdon katselmukset
  • varmistetaan, että laadunhallintajärjestelmän käyttö kattaa koko organisaation
  • pidetään laadunhallintajärjestelmä ja sen käyttö vaikuttavana


Jussi Lukkari

Lead Auditor

Pandemia muuttaa toimintakulttuuria; Tiedonkulun ja johtamisen haasteet

Täsmälleen vuosi sitten hallituksen ohjeet Corona-19-pandemian ohjeistuksesta muuttuivat ja Suomi sulkeutui. Pikkutakit vaihtuivat collegehuppareihin ja elämä muuttui kotoiluksi niiden kohdalla, jotka eivät olleet pandemian hoitovastuussa tai palvelutehtävissä asiakasrajapinnassa. Käytännössä tapaamiset peruttiin ja siirryimme käyttämään etäyhteyksiä. Musta joutsen oli laskeutunut eli oli tapahtunut jotakin merkittävää ja vaikutukseltaan laaja-alaista tapahtumaa, jonka ei pitänyt olla mahdollista.

TEAMS tuli minullekin tutuksi, kun parin päivän varoitusajalla jouduin opettelemaan sen käytön, sillä seuraavalla viikolla oli vaativa ulkoinen auditointitehtävä kansainvälisessä organisaatiossa. Onneksi pojasta on polvi parantunut ja parin päivän pikakoulutuksen avulla tämä parempi polvi opetti järjestelmän perusteet ja niin saatoin minäkin muuttua etätyöläiseksi. Siitä lähtien olen ollut naulautuneena tuoliini ja itse asiassa nauttinutkin siitä, että ei ole tarvinnut ajaa kymmeniä tuhansia kilometrejä ympäri Suomea asiakkaita tapaamassa, mikä sinänsä on mukavaa, mutta johon on liittynyt aina yhtä antoisaa hotellielämää.

Samaa tapahtui noihin aikoihin koko maailmassa, joten TEAMS ja ZOOM ovatkin yhtä tuttuja brändejä kuin Microsoft ja Apple tai Koskenkorva Suomessa.  Olemme yhdessä siirtyneet uuteen normaaliin: etätyöstä tässä laajuudessa ei ole enää paluuta. Palveluammateissa, kuten kaupoissa ja liikenteessä tilanne on valitettavasti toinen, vaikka esimerkiksi verkkokaupan volyymit on kasvaneet moninkertaisiksi. Bussikuskit ja kaupan myyjät eivät voi toimia etänä. Kansakunta on kuitenkin siirtynyt maskien suojaan muutamaa ”vaippaihottumasta” kärsimää änkyrää lukuun ottamatta, joiden kuplassa pandemia on juutalaisten salaliitto, jolla tavallista jätkäpoikaa kusetetaan.

Pandemian etulinjassa olevat hoivatyöntekijät ovat oma lukunsa ja täytyy vain pipoa nostaa niille, jotka päivästä toiseen jaksavat kohdata vaarallisen epidemian muiden velvoitteidensa lisäksi, jotka eivät kuitenkaan ole mihinkään hävinneet. Sitoutuminen kriisien ratkaisuun ja lähimmäisten auttamiseen on hoivatyössä ollut aina omaa luokkaansa.

Sitoutuminen on päivän muutenkin päivän teemana. Pandemia on globaali ongelma ja sen ratkaisuun ovat sitoutuneet tuhannet organisaatiot eri puolilla maailmaa. Suomessa tilanne Euroopan näkökulmasta arvioituna erinomainen, vaikka taudin nopea leviämisvaihe onkin aiheuttanut harmaita hiuksia varsinkin Uusimaalla ja Varsinais-Suomessa, joihin on kirjoittamisen hetkellä kohdistusmassa lainsäädännöllisiä mm. liikkumista rajoittavia pakotteita.  Viro on vain 80 kilometrin päässä rannikosta ja siellä on Euroopan huonoin tilanne, joten myös rajaturvallisuus on merkittävä haaste, joka viranomaisten on hoidettava.

Rokotukset ovat kuitenkin jo käynnistyneet, joten resurssit ongelman ratkaisuun on olemassa. Toimitusten aikaikkuna on kuitenkin hieman epäselvä ja se aiheuttaakin epätietoisuutta ja ärtymystä monessa meistä, jotka ovat mielestään oikeutettuja saamaan rokotteen muita ennen ja välittömästi. Toivoa kuitenkin on, että viimeistään syksyllä pääsemme jo toimimaan vapaammin.

Suomi on onnistunut hyvin yhteisen ongelman ratkaisussa. Hallitus on voinut tukeutua osaavaan viranomaisverkostoon, vastuulliseen oppositioon sekä yhteiseen hiileen puhaltavan kansakuntaan.  Tietenkin joukossa on paljon niitä, joiden mielestä kaikki on tehty väärin, väärässä järjestyksessä tai vähintään liian hitaasti. Enemmistö kansakunnasta on kuitenkin sitä mieltä, että asiat on hoidettu vähintään kohtuullisesti.  Ihmiset ovat laajasti hyväksyneet toimintastrategian ja visio paremmasta tulevaisuudesta on yhteinen. Toisaalta aletaan jo olla lähellä normaalia arkea, mikä näkyy nyt poliittisen keskustelun palaamisena ja hallituksen tiukentuneena arvosteluna. Sekin onkin hyvä merkki, että ollaan eri mieltä.

eSalkku -ohjelmisto on työkalu, jolla hallitaan toimintaa

Etävalmennus, etäneuvottelut ja etäauditointi ovat osa minun uutta normaaliani. TEAMS – kokoukset saadaan käyntiin välittömästi ja kalenterit täyttyvät uusilla etävalmennuksilla. Olen siinä onnellisessa asemassa, että pandemia ei ole vähentänyt työtehtäviäni. Pandemian kouriin joutuneet yritykset saivat jo viime keväänä tukea toimintansa kehittämiseen, mikä on tarkoittanut mm. panostamista toiminnan ja laadun kehittämiseen. PKY-LAATU on laatutalo, joten yhtenä tehtävänämme on ollut osallistua näihin kehittämistehtäviin.

Olemmekin saaneet nähdä eSalkku -ohjelmiston käyttöönoton myötä, miten asiakkaidemme toiminnan jatkuva parantaminen on ottanut pitkän askeleen eteenpäin. ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001 ovat eSalkku -ohjelmiston pohjana. Lisäksi mm. PEFC ST tai tehtaan sisäiset laadunhallintajärjestelmät eli FPC-manuaalit ja elintarviketurvallisuusjärjestelmät rakentuvat samalla alustalle. eSalkku -ohjelmisto tarjoaakin joustavan pohjan toiminnan johtamiselle, prosessien kuvaamiselle ja dokumenttien hallinnalle. Sen monipuoliset ominaisuudet sisältävät myös tapahtumien hallinnan lisäksi myös tehtävien nakittamisen sekä myös sisäisen viestinnän.

Samaan aikaan lainsäädännössä ja suurten toimijoiden asiakaskäyttäytymisessä on tapahtumassa muutoksia, jotka johtavat siihen, että esimerkiksi kunnat ja kaupungit tulevat tulevaisuudessa vaatimaan laatu- ja ympäristöjärjestelmiä. Ympäristölainsäädäntö sekä maankäyttö- ja rakennuslaki ovat uudistumassa, mikä tarkoittaa materiaalin kierrätykseen, jätteiden käsittelyyn ja vaikka hiilijalanjäljen dokumentointiin kohdistuvia uusia vaatimuksia. PKY-LAATU seuraa tätä muutosprosessia ja voimme tarjota eväät uusien vaatimusten ymmärtämiseen ja vaadittavien toimintojen toteuttamiseen olipa sitten kysymyksessä erilaisten laadunhallinta- ja toimintajärjestelmien rakentaminen, päivittäminen tai sitten laadunhallintaan liittyvien vaatimusten arviointi. Viimeksi mainitun tarjoaa konserniimme kuuluva Finlog-Audit Oy.

 
Pekka Ovaska
Laatuasiantuntija
PKY-LAATU

Tilaa blogi

Tilaa LAATU -blogi sähköpostiisi

 

Blogi-kirjoitukset

PKY-LAATU
Kidekuja 2
88610 VUOKATTI

020 729 0600
toimisto@pkylaatu.fi
Y-tunnus: 1941371-0

suomen yrittajat logo

Image
Image
Image