Metsä-Multia Oy on Multialla kotipaikkaansa pitävä perheomisteinen puunkorjuuyritys, jonka juuret ulottuvat yrityksen perustamisvuoteen 1977. Metsä-Multian palveluihin kuuluvat puunkorjuu, maanmuokkaus sekä suunnittelupalvelut. Yritys lukeutuu Suomen suurimpien puunkorjuuyritysten joukkoon.
Metsä-Multian vastuullisuuspäällikkö Marko Nevalainen kertoo ajatuksen laatujärjestelmän rakentamisesta lähteneen liikkeelle noin vuosi sitten. Yrityksestä löytyi paljon tietoa koostettuna, mutta rinnakkaisia tapoja tiedon hallintaan havaittiin olevan useita. Kaikki laadunhallintaan liittyvät asiat oli tehty standardien mukaisesti, joten laatujärjestelmän rakentaminen lähti liikkeelle helposti.
- Halusimme toimintajärjestelmäpohjaisen alustan, jossa voisimme hallinnoida mahdollisimman paljon tietoa esim. koulutuksiin ja pätevyyksiin, havaintoihin ja ajankohtaisiin asioihin liittyen, Nevalainen tiivistää.
Metsä-Multialla on pitkälti toistasataa henkilöä omilla kirjoillaan ja lisäksi yrityksellä on lukuisia alihankkijoita. Tietomäärä työntekijöihin ja asiakkuuksiin liittyen on suuri ja se haluttiin yksiin kansiin.
Nevalainen kertoo yrityksen käyneen läpi lukuisia eri vaihtoehtoja, kun laadunhallintajärjestelmän rakentamisen kanssa päätettiin edetä. Oman järjestelmän rakentamista pohdittiin ja lisäksi käytiin läpi useita markkinoilla olevia vaihtoehtoja. Lopulta ratkaisevaksi koettiin eSalkun kattavat ominaisuudet. 
- Asettamamme kriteerit ja eSalkun ominaisuudet olivat match monien asioiden osalta. Kaksi asiaa oli meille erityisen tärkeää: järjestelmän tuli toimia pc:n lisäksi mobiilialustalla, eikä järjestelmä myöskään saanut vaatia toiminnallisuuksien ylläpitoa, vaan meidän tuli voida keskittyä oman sisältömme luomiseen.
eSalkkua puolsi myös yrityskohtainen lisenssimaksu. Kausiluonteisessa työssä työntekijämäärä vaihtelee paljonkin vuoden mittaan, joten käyttäjäkohtainen veloitus olisi ollut huomattavasti enemmän aikaa vievä toteutustapa.
Aluksi Metsä-Multia perusti eSalkkuun käyttäjien henkilöprofiilit. Työtä helpotti huomattavasti se, että käyttäjät saatiin ajettua sisään kätevästi suoraan excel-taulukosta. Metsä-Multian työksi jäi käyttäjäkohtainen ryhmittely; esimerkiksi alihankkijoille näkyy työohjepuoli, muttei vaikkapa yrityksen sisäisiä ohjeita. Näkyviä ominaisuuksia saadaan helposti säädettyä käyttäjäroolien perusteella.
Seuraava askel oli käydä läpi kaikki tiedot yrityksen toimintajärjestelmästä. Samalla kun ohjeistuksia siirrettiin, tuli ne katselmoitua ja päivitettyä. Työvaihe vei aikaa, mutta oli palkitseva, sillä uuteen järjestelmään saatiin siirrettyä käyttökelpoinen ja ajan tasalla oleva toimintaohjeisto.
- Käyttöönotto sujui erinomaisen helposti. Jokaiselle käyttäjälle lähetettiin tunnukset ja kirjautumisongelmia ei ilmennyt – kaikki palaute oli positiivista. Moni koki huojentavaksi sen, ettei kaikkea tarvitse ulkoa muistaa, vaan ohjeisiin pääsee käsiksi nopeasti myös mobiililaitteella.
Metsä-Multialla on useita asiakkuuksia, joilla kaikilla on hieman toisistaan poikkeavia toimintatapoja määriteltyinä. eSalkun avulla operatiivisessa arjessa voidaan varmistaa myös työmaavaihdosten sujuvuus.
Havaintotyökalut osana turvallisuusjohtamista
Nevalainen kokee eSalkkuun sisällytetyn havaintotyökalun tuoneen Metsä-Multialle paljon lisäarvoa turvallisuusjohtamisessa.
- Olemme kulkeneet ison askeleen eteenpäin. Keihäänkärkenämme on ollut turvallisuushavaintojen ja vaaratilanteiden kirjaaminen. Tavoite on kerätä tietty määrä havaintoja kentältä, ja havaintoja onkin tehty paljon. Havainnointityökalu on riittävän yksinkertainen, joten havainnon tallentamiseen ei mene liikaa aikaa. Koostamme turvallisuustapahtumat yhteen ja teemme niistä säännöllisesti tiedon koko henkilökunnallemme. Raportoinnin avulla saamme selville havaintojen määrän sekä sen, minkä tyyppisiä havaintoja on tullut, Nevalainen selvittää.
On hyvä muistaa, että joskus havaitsija voi olla eri kuin havainnon kirjaaja. Aina havaintoa ei huomaa havaintohetkellä kirjata ylös, mutta kirjaus tai tietojen täydennys onnistuu helposti myöhemminkin. Havainnointi tuottaa yritykselle arvokasta dataa turvallisuuden parantamiseen ja ylipäätään yrityksen kehittämiseen.
Koulutukset ja pätevyydet hallintaan eSalkun avulla
eSalkun yksi tärkeä ominaisuus on henkilöprofiileihin liitettävät pätevyydet ja koulutukset. Monet työtehtävät vaativat tiettyjä pätevyyksiä, joiden on luonnollisesti oltava ajantasaisia. Metsä-Multia hyödyntää kyseistä eSalkun ominaisuutta aktiivisesti. Myös ajankohtaisten asioiden tiedottaminen eSalkussa on kätevää. Ajankohtaiset asiat voidaan määrittää lähtemään käyttäjille myös sähköpostitse tai push-viestinä – näin voidaan varmistaa se, että viestit todella tavoittavat käyttäjät.
- Kokemuksemme pohjalta voimme suositella eSalkkua. Se on täyttänyt hyvin kaikki tavoitteet, jotka järjestelmälle asetimme, Nevalainen päättää.
